Нещодавно Наказом Міністерства юстиції України №40/5 від 04 січня 2024 року внесено зміни до нормативно-правових актів, які регулюють питання визначення строків зберігання бухгалтерських та податкових документів. Зокрема зміни торкнулися і Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік). Даним переліком зазначаються не лише строки зберігання визначених документів, але й особи, яких стосується обов’язок зберігання.

Важливим при цьому є факт того, що строки, визначені даним Переліком є мінімальними, їх не можна скорочувати. Якщо у підприємства, установи, організації або у фізичної особи-підприємця через специфіку його діяльності виникає необхідність зберегти необхідні документи на довший строк, - це не є проблемою.

Відповідно до зазначених змін, строки, протягом яких є обов’язковим зберігання визначених переліком документів, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб наразі поширюються і на фізичних осіб-підприємців, хоча раніше для останніх це було добровільним.

Строк зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для фізичних осіб - підприємців встановлюється відповідно до Податкового кодексу України та становить 3 роки.

Також п. 2.10 Переліку визначено, що строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов'язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності. Загальний строк зберігання даних документів складає 5 років. Особами, які зобов’язані дотримуватися зазначених строків зберігання є особи, визначені п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ (платники податку – резиденти, платники податку - нерезиденти, неприбуткові підприємства, установи та організації) , а також юридичні особи, які обрали спрощену систему оподаткування.

Крім цього, змінилися і строки зберігання окремих конкретних документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності. Зокрема, такий строк було збільшено у деяких випадках до 5 років. Наприклад, фінансова звітність з додатками (квартальна) раніше мала зберігатися 3 роки, зараз – 5 років.

Необхідно наголосити, що збереження документів, які стосуються фінансових та бухгалтерських обліків, звітів тощо, є обов’язковим для визначених категорій осіб. Спираючись на дані документи, особа заповнює податкові декларації, надає підтвердження того чи іншого факту контролюючим органам, тим самим убезпечуючи себе від можливих стягнень та санкцій.

Податковим кодексом України встановлені розміри штрафів за неналежне зберігання або незбереження документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також іншої документації, в тому числі бухгалтерської. Так, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю, - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн. якщо правопорушення вчиняється особою вдруге протягом року – на таку особу покладається штраф у розмірі 2040 гривень.