1. Правила оформлення відрядження за кордон, розрахунок добових, хто може оформити відрядження за кордон у 2025 році.

Оформлення відрядження за кордон у 2025 році вимагає ретельного дотримання вимог законодавства. Перш за все, для відрядження необхідно оформити наказ керівника підприємства або керівника державної служби, в якому чітко вказуються мета поїздки, терміни, країна та місто призначення, а також джерело фінансування витрат. Наказ є обов'язковим документом для підтвердження перебування працівника у відрядженні відповідно до Податкового кодексу України.

Підприємство зобов'язане забезпечити працівника авансом у валюті країни призначення, доларах чи євро, або в гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України. У разі наявності дробової частини суми в іноземній валюті, застосовується округлення до повної одиниці.

Протягом перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються наступні витрати:

- Проїзд (включаючи багаж, аеропортні збори, бронювання квитків тощо);

- Проживання у межах граничних сум, встановлених постановою КМУ № 98;

- Побутові послуги (прання, чистка одягу) – не більше 10% добових витрат;

- Бронювання місць у готелях – не більше 50% вартості;

- Оформлення документів (закордонного паспорта, візи, страхового полісу);

- Обов’язкові збори та податки, пов’язані з перебуванням у країні відрядження;

- Оплата службових телефонних розмов (у межах ліміту, погодженого з керівником);

- Комісійні витрати за обмін валюти.

Відшкодування здійснюється лише за наявності підтвердних документів (квитки, рахунки за проживання, страхові поліси тощо).

Варто відмітити, що добові, які виплачуються працівникові, не повинні перевищувати 80 євро за день, і якщо сума добових перевищує цю межу, частина витрат може бути оподаткована.

Окрім того, підприємство забезпечує працівника авансом у валюті країни відрядження, доларах США, євро або у гривнях за курсом НБУ на день подання розрахунку витрат.

У 2025 році, як і в попередні роки, оформлення відрядження за кордон здійснюється за наказом або розпорядженням керівника підприємства, установи чи організації, в якому зазначаються ключові деталі відрядження, зокрема мета поїздки, місце призначення, строк відрядження та інші важливі аспекти. Однак, з огляду на воєнний стан, до правил перетину кордону були внесені суттєві зміни, зокрема щодо категорій осіб, які можуть виїжджати за кордон.

З початку воєнного стану, з 24 лютого 2022 року, в Україні введено обмеження на виїзд для чоловіків віком від 18 до 60 років та жінок-військовозобов'язаних. Для безперешкодного перетину кордону таким категоріям осіб необхідно мати документи, які підтверджують право на виїзд, зокрема відстрочку від мобілізації, інвалідність або підтвердження того, що особа перебуває у відрядженні.

Щоб оформити відрядження за кордон у 2025 році, чоловікам віком від 18 до 60 років, які підпадають під обмеження виїзду, необхідно надати ряд документів:

1. Закордонний паспорт.

2. Військово-обліковий документ з актуальними даними.

3. Службове посвідчення або довідка з місця роботи, яка підтверджує статус працівника заброньованого підприємства.

4. Наказ або розпорядження про відрядження.

5. Додаток «Резерв+», що містить інформацію про бронювання та строк бронювання.

6. Якщо є, паперовий наказ про бронювання (хоча це не є обов'язковим).

Завдяки наданню цих документів, відрядження за кордон може бути оформлене, а особа зможе перетнути кордон без порушень законодавства, зокрема в умовах воєнного стану.

2. За якими постановами здійснюється бронювання осіб, які хочуть виїхати у закордонне відрядження?

Для виїзду за кордон у відрядження під час мобілізації особи можуть бути звільнені від мобілізації або заброньовані відповідно до ряду постанов Кабінету Міністрів України, які регулюють порядок бронювання осіб. Основні постанови, що визначають порядок бронювання осіб, які хочуть виїхати у закордонне відрядження, є:

- Постанова Кабінету Міністрів України від 22.11.2024 № 1332 «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час», відповідно до якої, бронювання може здійснюватися для працівників підприємств, установ і організацій, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення. Якщо працівник такого підприємства має необхідність виїхати у відрядження за кордон, його бронювання здійснюється через електронну систему «Дія».

- Постанова Кабінету Міністрів України від 27.01.2023 № 76 «Про затвердження Критеріїв та порядку, за якими здійснюється визначення підприємств, установ та організацій, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період», що регулює процес визначення підприємств, установ та організацій, що є критично важливими для економіки в умовах воєнного часу. Критично важливі підприємства мають право вносити працівників до списку заброньованих осіб, якщо ці працівники є необхідними для виконання важливих завдань у рамках діяльності підприємства в умовах воєнного стану.

- Згідно з постановою №1332, максимальна квота на бронювання для підприємства становить 50% військовозобов’язаних працівників. Тобто, підприємство може забронювати не більше половини своїх військовозобов’язаних працівників, у тому числі тих, хто має необхідність виїхати у закордонне відрядження для виконання завдань у межах критичної діяльності.

3) З 1 березня не можуть виїжджати за кордон волонтери за дорученнями місцевих та військових адміністрацій.

З 1 березня 2025 року набули чинності зміни, що суттєво впливають на порядок виїзду громадян України за кордон, зокрема для волонтерів, які раніше мали можливість виїжджати за дорученнями місцевих та військових адміністрацій. Постановою Кабінету Міністрів України №213 від 25 лютого 2025 року було закрито систему "Шлях", що раніше дозволяла здійснювати виїзд таких осіб на підставі внесення їх до цієї системи.

Відтепер в умовах воєнного стану чоловіки віком від 18 до 60 років, які їдуть за кордон для перевезення медичних вантажів або гуманітарної допомоги, можуть перетинати кордон лише за умови, що вони відповідають загальним вимогам, визначеним Правилами перетину державного кордону громадянами України. Це означає, що для виїзду необхідно дотримуватися всіх встановлених правил, а пропуск за кордон здійснюють співробітники Держприкордонслужби, перевіряючи відповідність цим вимогам.

Таким чином, для волонтерів, які раніше могли виїжджати для перевезення медичних та гуманітарних вантажів за дорученням місцевих або військових адміністрацій, ці можливості більше не діють з 1 березня. Вони повинні відповідати іншим умовам для перетину кордону, наприклад, бути заброньованими або мати інші підстави, які дозволяють виїзд відповідно до нових вимог.

Крім того, варто зазначити, що представники Держприкордонслужби мають право перевіряти військово-облікові документи громадян мобілізаційного віку під час прикордонного контролю, що додатково ускладнює процес виїзду для осіб, які не відповідають вимогам для виїзду за кордон.